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名刺入れも上手に使う! 名刺の整理方法とは

投稿日:2016年10月08日
名刺入れも上手に使う! 名刺の整理方法とは

仕事で受け取る名刺がどんどん増えてくると、誰もがどうすれば上手に名刺を整理し、管理できるのかを考えるようになるはずです。

今回は多くのビジネスマンが頭を悩ませる名刺の整理・管理方法について、ヒントとなるアイデアをご紹介しましょう。

名刺の整理方法

名刺を整理するには何らかのルールが必要です。どのようなやり方があるか、順に見ていきましょう。

企業名を50音順に並べる

あとから会社の名前で名刺を探すことが多いという場合には、名刺の企業名だけに着目して、50音順に並べて整理するのが最も効率的です。

仕事によっては企業名ではなく、個人名で名刺を探すことのほうが多いというケースもあるかもしれません。その場合は個人名だけをピックアップして50音順に並べます。新しい名刺を受け取ったら、その名刺も50音別の名刺群に追加していきます。

業界別で分類する

取り引き先や営業先の業界が多岐に及ぶ場合には、業界別で分類する方式もあります。業界ごとにひとまとめのグループを作り、まとめます。その各グループの中でさらに企業名などで50音順に並べておけば、もっと目的の名刺を見つけやすくなるでしょう。

名刺交換の日付で並べる

別の考え方として、名刺をもらった時系列でとにかく並べていくという整理方法もあります。名刺交換をする機会が多く、直近に会った人とよく仕事をする傾向がある人、プロジェクト単位で連絡を取り合う人が変わる傾向がある人などは、こちらのやり方のほうが効率的です。

名刺の管理方法

名刺を管理する方法はどうでしょう。整理するだけではなく、名刺を積極的に活用するための方法は次のとおりです。

カードケースや名刺ファイルで管理する

上で挙げた整理方法と照らし合わせると、企業名を50音順に並べる場合は名刺をボックス型のカードケースに入れ、あいうえお順のインデックスを作って、名刺をそこへ入れていくスタイルにします。簡単なやり方ですが、こうしておけば企業名さえ思い出せばすぐに目的の名刺を探し出せるようになります。

業界別で分類するときも同様に、業界名を書いたインデックスをつけてカードケースに入れていきます。一方、日付順で並べるときは、名刺ファイルに入れるほうが視認性は高く、扱いやすいでしょう。最近もらった名刺ほど、名刺ファイルの最後に入っているようにします。

エクセルで管理する

名刺をデジタルデータ化してエクセルで管理しているという人も多いでしょう。名刺の企業名、役職名、部署名、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどをキーボードで入力していきます。

デジタルデータ化すれば検索やソートも簡単になります。エクセル以外の名刺管理ソフトを使うのも良いでしょう。ただ、この方法は大量の名刺データを一気に扱えるのが利点ですが、逆にそれだけのデータをいちいち入力しなければならないという苦労も伴います。

名刺管理ツールで管理する

エクセルに入力してなくても、名刺をスキャンするだけで即時にデータ化できる管理ツールもあります。現在ではこれが最も手早く、効率的な名刺の管理方法でしょう。

毎日のように多くの名刺を受け取る、自分だけでなく部署単位で集まった名刺を管理するといった場合に非常に重宝します。クラウドサービスと組み合わせれば、外出先からでもそのデータをスマホで呼び出して確認することができます。

使用頻度が高い名刺は名刺入れに入れたままに

最後にもう1つ、アナログな方法を。使用頻度が高い名刺は名刺入れに入れっぱなしにしておきます。これは名刺を見て連絡を取るためだけにそうするわけではありません。名刺入れの中でたびたびその名刺を見かければ、自然とその人との仕事を思い出し、何かしらふとその仕事に関するアイデアが思い浮かぶ可能性があります。

実体のあるアナログな名刺には、その存在感ゆえに人の無意識に働きかける力があります。重要な仕事や案件であればあるほど、関わりのある人物の名刺をあえて名刺入れに入れたままにしておきましょう。目に見え手で触れられるように名刺を持っていることで、卵を温めるように、アイデアを孵化させることができるかもしれません。

名刺の整理・管理の仕方にはさまざまなやり方があります。大事なのは自分の仕事にとって最も合った方法を見つけることです。それができれば名刺をもっと有効に活用できるようになるでしょう。名刺の整理術、管理術について、ぜひ一度よく考えてみてください。