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新入社員必見! 名刺交換の手順について

投稿日:2016年10月08日
新入社員必見! 名刺交換の手順について

ビジネスの場で避けては通れない名刺交換。みなさんは正しい名刺交換のマナーやルールをご存知でしょうか。今回は名刺交換のタイミングや手順、受け取った名刺の取り扱いなどをご紹介したいと思います。新入社員の方はもちろん、ベテラン社員の方も今一度自分のスタイルが正しいかどうかおさらいしてみましょう。

名刺交換をするタイミング

名刺交換をするタイミングとしては、出会ってすぐというのが基本です。と言いましても、会社の玄関先やロビーなどバタバタしている場所で渡すのは大変ですので、応接室や事務所など、落ち着いた場所に移動してから渡すようにしてください。
しかし、どこで名刺交換を行うのかは予測できません。玄関先であっても先方から名刺を出される可能性もありますから、訪問先に到着する前、あるいは相手が訪れる前に名刺はすぐ出せるように準備してくことが大切です。名刺は裸でポケットに入れたり、財布へ入れておくと汚れや曲がりがついてしまいますので、必ず名刺入れに入れて、サッと出せるように上着の内ポケットや、カバンのすぐ出せる場所にしまっておきます。応接室で待たされている場合は、あらかじめ名刺入れを出しておいてもよいでしょう。

名刺交換の手順

名刺交換をする順番としては、基本的に訪問者が先にというルールがあります。また、上司がいる場合は上司から先に名刺交換を行うのがマナーですので、早く済ませようと上司を差し置いて先に名刺交換をしないように注意してください。
まず相手と出会ったら、立って名刺交換をします。座ったままで名刺のやり取りはマナー違反です。次にポケットやカバンから名刺入れを取り出し、名刺を一枚抜き取ります。そして名刺を両手で持ち、相手に正面を向けて差し出します。このとき、会社・部署名・名前をフルネームで名乗ってください。差し出す位置は相手よりも低い位置にしたほうが印象はよく見えます。
お互いに名刺を出している場合は、右手で渡すようにし、左手で受け取るようにしましょう。相手の名刺を受け取る際「頂戴致します、どうぞよろしくお願いいたします」と一声入れるようにしてください。

受け取った名刺の取り扱い

受け取った名刺はその場でしまわず、商談中はテーブルの上などに置いておくようにしましょう。テーブルの上にそのまま置くのではなく、名刺入れの上に置くとスマートです。ポケットにしまったり、手帳に挟むようなことのないように注意してください。相手先が複数人いる場合は、相手の座っている順番に名刺を並べておき、相手の顔と名前を覚えるようにするとよいでしょう。商談メモなどを相手の名刺に書き込むのは失礼となるので、メモは手帳に記入するようにしてください。名刺をしまうタイミングは商談が終わる際や、席を立つ直前で構いません。
自社へ戻ったら、頂いた名刺は名刺入れから取り出し、名刺フォルダなどに入れて整理しておくようにしましょう。

複数人の相手と合う場合は名刺交換のタイミングや順序がわからず、慌ててしまうことも考えられます。上記を参考に名刺交換の手順を予習し、当日しっかり商談ができるように心掛けてください。